Política de Privacidad de LegalDesk.Solutions

Versión: 1.0
Idioma: Español, Guatemala
Fecha de última actualización: 13 de julio de 2026
Estado de esta versión: Pendiente de revisión profesional y publicación.

1. Identidad y alcance

LegalDesk.Solutions es una plataforma tecnológica desarrollada y operada por ANTARES SOLUCIONES EMPRESARIALES.

Esta Política de Privacidad explica cómo se recopila, utiliza, almacena, protege, comparte, conserva y elimina información relacionada con:

• visitantes del sitio web de LegalDesk.Solutions;
• personas que solicitan información comercial;
• representantes de firmas legales, abogados independientes o áreas legales corporativas;
• administradores y usuarios de cuentas;
• personas invitadas a utilizar la plataforma;
• clientes, prospectos, contactos y otras personas cuyos datos sean incorporados por una organización usuaria;
• usuarios que conectan servicios externos, como Google Calendar;
• personas relacionadas con pagos, suscripciones y facturación.

Esta política aplica a los sitios, aplicaciones, funcionalidades, comunicaciones e integraciones que formen parte de LegalDesk.Solutions.

2. Función de ANTARES y de las organizaciones usuarias

ANTARES SOLUCIONES EMPRESARIALES administra la infraestructura tecnológica, seguridad, soporte, operación SaaS, facturación del servicio y funcionalidades generales de LegalDesk.Solutions.

Cada firma, abogado, empresa o área legal que utiliza LegalDesk es responsable de determinar qué información incorpora a su cuenta, para qué la utiliza, quién puede acceder a ella y durante cuánto tiempo debe conservarla.

Cuando una organización incorpora datos de sus clientes, prospectos, contrapartes, colaboradores, expedientes o procesos, dicha organización debe contar con las autorizaciones, fundamentos y avisos que resulten necesarios conforme a la legislación aplicable y a su relación con las personas involucradas.

En estos casos, ANTARES actúa principalmente como proveedor tecnológico y procesa la información siguiendo la configuración y las instrucciones legítimas de la organización usuaria, salvo cuando deba tratar determinados datos para administrar cuentas, seguridad, soporte, pagos, cumplimiento o defensa de derechos propios.

3. Información que puede recopilarse

Dependiendo del uso de la plataforma, LegalDesk puede tratar las siguientes categorías de información.

3.1 Datos de cuenta y usuario

• nombre y apellidos;
• correo electrónico;
• contraseña almacenada mediante mecanismos de hash;
• rol, permisos y estado del usuario;
• empresa o firma asociada;
• fotografía, firma gráfica u otra información de perfil;
• datos relacionados con el inicio de sesión y recuperación de acceso;
• preferencias y configuración de la cuenta.

LegalDesk no almacena contraseñas en texto legible.

3.2 Datos de la firma o empresa

• nombre comercial o razón social;
• identificadores tributarios o fiscales;
• país, dirección y datos de contacto;
• tipo de cuenta;
• plan contratado;
• número de usuarios;
• capacidad de clientes y almacenamiento;
• logotipo e identidad de la organización;
• información de suscripción, renovación, mora, suspensión o cancelación;
• responsables administrativos y de facturación.

3.3 Datos de clientes, prospectos y contactos

Las organizaciones usuarias pueden registrar, entre otros:

• nombre;
• documentos de identificación;
• NIT u otros identificadores fiscales;
• teléfono y WhatsApp;
• correo electrónico;
• dirección;
• nacionalidad, país y datos relacionados;
• información comercial;
• notas, observaciones y seguimiento;
• responsables internos;
• comunicaciones y actividades relacionadas.

La naturaleza de estos datos depende de la información que cada organización decida incorporar.

3.4 Información de procesos, expedientes y servicios legales

La plataforma puede almacenar:

• códigos y números de expediente;
• tipo de proceso o asunto;
• materia, descripción y estado;
• autoridades, juzgados o entidades relacionadas;
• partes, contrapartes y personas vinculadas;
• movimientos, actuaciones, fechas y plazos;
• tareas, citas, audiencias y recordatorios;
• honorarios, cobros y abonos;
• observaciones internas;
• documentos y evidencias asociadas.

Por la naturaleza del servicio, algunos registros incorporados por las organizaciones usuarias pueden contener información confidencial o sensible. La organización usuaria debe limitar el registro de información a lo necesario para sus fines profesionales y aplicar sus propios deberes de secreto, confidencialidad y cumplimiento.

4. Documentos y archivos

LegalDesk permite almacenar documentos relacionados con clientes, procesos, servicios y operación interna.

Estos archivos pueden incluir contratos, identificaciones, memoriales, constancias, recibos, comprobantes, imágenes y otros documentos proporcionados por la organización usuaria.

Los documentos se mantienen en áreas privadas de almacenamiento. Su acceso está sujeto a autenticación, empresa, rol y permisos.

El acceso excepcional de soporte o administración técnica debe limitarse a personal autorizado y a situaciones justificadas, como atención de una solicitud, investigación de un incidente, mantenimiento, recuperación o cumplimiento de una obligación legal.

La carga de documentos no transfiere su titularidad a ANTARES. La organización usuaria conserva la responsabilidad sobre el contenido que incorpora y debe asegurarse de tener derecho para almacenarlo y utilizarlo.

5. Información de agenda, tareas y calendario

LegalDesk puede tratar:

• título y descripción de eventos;
• fecha y hora de inicio y finalización;
• ubicación;
• tipo y estado del evento;
• recordatorios;
• responsables;
• clientes, prospectos o procesos relacionados;
• observaciones;
• identificadores y estado de sincronización con calendarios externos.

Esta información se utiliza para administrar la agenda operativa y, cuando el usuario lo autoriza, sincronizar eventos con Google Calendar.

6. Información financiera, cobros y suscripciones

LegalDesk puede almacenar información relacionada con:

• plan y ciclo de cobro;
• montos, saldos, moneda y fechas;
• conceptos de cobro;
• abonos y métodos de pago;
• facturación y referencias;
• estado de suscripción;
• períodos de prueba;
• ampliaciones o servicios adicionales;
• avisos de mora, suspensión y reactivación;
• identificadores técnicos proporcionados por proveedores de pago.

Esta información se utiliza para operar el servicio, administrar suscripciones, conciliar pagos, emitir registros internos, atender reclamos y cumplir obligaciones contables, fiscales o contractuales.

7. Formulario público y solicitudes comerciales

Cuando una persona utiliza el formulario público o contacta a LegalDesk, puede proporcionar:

• nombre;
• nombre de la firma o empresa;
• correo electrónico;
• teléfono o WhatsApp;
• mensaje;
• información incluida voluntariamente en la solicitud.

Estos datos se utilizan para responder consultas, preparar demostraciones, brindar información comercial y dar seguimiento a una posible contratación.

El formulario puede utilizar campos de seguridad no visibles, como un campo trampa contra bots, además de controles técnicos destinados a prevenir abuso y mensajes automatizados.

8. Datos técnicos, sesiones y auditoría

Para operar y proteger la plataforma pueden registrarse:

• dirección IP;
• navegador y agente de usuario;
• fecha y hora;
• sesión e identificadores técnicos;
• rutas visitadas y método de solicitud;
• usuario y empresa relacionados;
• módulo y acción ejecutada;
• resultados, errores y eventos de seguridad;
• cambios administrativos y operativos relevantes.

LegalDesk utiliza cookies y mecanismos de sesión necesarios para autenticación, seguridad, continuidad de sesión y funcionamiento de la plataforma.

Las cookies de sesión pueden configurarse con atributos de seguridad como Secure, HttpOnly y SameSite. Deshabilitar cookies esenciales puede impedir el acceso o funcionamiento correcto del sistema.

La auditoría busca preservar trazabilidad y seguridad. El contenido completo de documentos legales, contraseñas, tokens y otros valores protegidos no debe duplicarse en la bitácora general.

9. Finalidades del tratamiento

LegalDesk utiliza la información para:

1. crear y administrar cuentas;
2. autenticar usuarios y controlar permisos;
3. prestar las funcionalidades contratadas;
4. gestionar clientes, prospectos, procesos, documentos, agenda, tareas, cobros y reportes;
5. mantener la separación lógica entre organizaciones;
6. brindar soporte técnico y atención al cliente;
7. procesar suscripciones, pagos y facturación;
8. enviar comunicaciones operativas, de seguridad y de servicio;
9. sincronizar información con integraciones autorizadas;
10. prevenir fraude, abuso, accesos no autorizados y actividades ilícitas;
11. generar registros de auditoría;
12. realizar respaldos y recuperación controlada;
13. mejorar estabilidad, rendimiento y experiencia de uso;
14. cumplir obligaciones legales, fiscales, regulatorias o contractuales;
15. atender solicitudes, reclamos y disputas;
16. proteger los derechos, seguridad e integridad de ANTARES, sus usuarios y terceros.

La información no se utilizará para fines incompatibles con los descritos sin proporcionar el aviso o solicitar la autorización que corresponda.

10. Integración con Google Calendar

La conexión con Google Calendar es opcional y requiere autorización del usuario mediante el flujo OAuth de Google.

Esta sección describe el uso de Google API exclusivamente para la integración autorizada con Google Calendar.

LegalDesk solicita acceso limitado a:

• la dirección de correo asociada a la cuenta de Google;
• la administración de eventos de calendario mediante el permiso de Google Calendar Events.

La integración se utiliza exclusivamente para:

• identificar la cuenta de Google conectada;
• crear eventos de LegalDesk en el calendario autorizado;
• actualizar eventos previamente sincronizados;
• eliminar eventos sincronizados cuando una acción autorizada lo requiera;
• consultar el resultado técnico de esas operaciones;
• renovar el acceso mientras la conexión continúe autorizada.

LegalDesk puede conservar de forma local:

• correo de la cuenta Google conectada;
• estado de conexión;
• identificador del calendario;
• token de acceso;
• token de actualización;
• fecha de vencimiento del token;
• identificador y enlace de eventos sincronizados;
• fecha de sincronización;
• mensajes técnicos de error.

Los tokens de acceso y actualización se almacenan utilizando mecanismos de cifrado de la aplicación y su acceso se limita a las funciones necesarias para la integración.

La información obtenida de las API de Google:

• no se vende;
• no se utiliza para publicidad;
• no se utiliza para crear perfiles comerciales o publicitarios;
• no se utiliza para determinar solvencia crediticia;
• no se utiliza para entrenar modelos generales de inteligencia artificial;
• no se transfiere a terceros salvo cuando sea necesario para prestar la funcionalidad solicitada, cumplir instrucciones del usuario, mantener seguridad, atender soporte autorizado o cumplir una obligación legal;
• no es revisada por personas, excepto cuando sea necesario para brindar soporte solicitado, investigar abuso o incidentes, cumplir la ley o cuando exista autorización válida.

El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las API de Google se adherirá a la Política de Datos de Usuario de los Servicios API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado.

La política oficial se encuentra en:

https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy

El usuario puede desconectar Google Calendar desde LegalDesk. Al desconectarlo, LegalDesk elimina de su cuenta local los tokens y datos de conexión utilizados para futuras sincronizaciones.

La desconexión no necesariamente elimina los eventos que ya hayan sido creados en Google Calendar. Esos eventos pueden administrarse directamente desde la cuenta de Google o mediante las funcionalidades disponibles antes de desconectar la integración.

El usuario también puede revocar el acceso desde la configuración de seguridad de su cuenta de Google.

11. Procesamiento de pagos mediante Recurrente

LegalDesk puede utilizar Recurrente como proveedor externo para configurar métodos de pago, procesar cobros y recibir confirmaciones de transacciones.

Según la operación, LegalDesk puede transmitir o recibir:

• nombre comercial o razón social;
• NIT u otro identificador fiscal;
• correo de facturación;
• concepto, moneda y monto;
• identificadores de cliente, suscripción, pago o método de pago;
• estado de la transacción;
• tipo de método;
• red de la tarjeta;
• últimos cuatro dígitos;
• referencias y mensajes técnicos.

LegalDesk no solicita ni almacena directamente el número completo de tarjeta, código de seguridad o credenciales bancarias completas. Estos datos son ingresados y procesados mediante los mecanismos proporcionados por el proveedor de pagos.

Recurrente procesa información bajo sus propios términos, medidas de seguridad y políticas de privacidad. La disponibilidad, seguridad y tratamiento realizado directamente por Recurrente se rige por la relación entre el usuario y dicho proveedor.

Información legal de Recurrente:

https://www.recurrente.com/terminos

12. Proveedores y destinatarios

ANTARES puede utilizar proveedores tecnológicos para:

• alojamiento e infraestructura;
• almacenamiento;
• correo electrónico;
• copias de respaldo;
• seguridad;
• monitoreo;
• soporte;
• pagos;
• calendario e integraciones.

Solo se comparte la información razonablemente necesaria para prestar la función correspondiente.

También puede divulgarse información:

• por instrucción del usuario o de la organización titular de la cuenta;
• para cumplir una orden o requerimiento legal válido;
• para investigar fraude, abuso o incidentes;
• para proteger derechos y seguridad;
• dentro de una reorganización empresarial, sujeto a medidas de confidencialidad y continuidad de obligaciones.

ANTARES no vende información personal.

13. Transferencias y procesamiento internacional

Algunos proveedores tecnológicos pueden almacenar o procesar información desde otros países.

Cuando esto ocurra, ANTARES procurará utilizar proveedores que ofrezcan medidas razonables de seguridad y compromisos contractuales apropiados para el servicio contratado.

La organización usuaria debe considerar la ubicación, naturaleza y obligaciones aplicables a la información que decida incorporar, especialmente cuando incluya datos sujetos a secreto profesional, restricciones contractuales o normas sectoriales.

14. Seguridad

ANTARES aplica medidas administrativas, técnicas y organizativas destinadas a reducir riesgos de pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción.

Estas medidas pueden incluir:

• conexión mediante HTTPS;
• contraseñas almacenadas mediante hash;
• cifrado de credenciales sensibles;
• control de acceso por usuario, rol, permiso y empresa;
• separación lógica multiempresa;
• documentos privados;
• bitácoras de auditoría;
• respaldos privados;
• restauración controlada;
• validación de sesiones;
• protección contra solicitudes maliciosas;
• restricciones sobre operaciones administrativas;
• monitoreo de errores e incidentes.

Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta. Los usuarios deben utilizar contraseñas seguras, proteger sus dispositivos, cerrar sesión cuando corresponda y notificar inmediatamente cualquier actividad sospechosa.

15. Conservación

La información se conserva durante el tiempo necesario para:

• mantener activa la cuenta y prestar el servicio;
• cumplir instrucciones de la organización usuaria;
• conservar trazabilidad y seguridad;
• administrar pagos, facturación y suscripciones;
• cumplir obligaciones legales o contractuales;
• atender reclamos o disputas;
• prevenir fraude o abuso;
• realizar respaldos y recuperación.

Los períodos pueden variar según la categoría de información.

Cuando una cuenta finaliza, la organización debe solicitar o realizar las exportaciones disponibles antes de la eliminación definitiva.

La eliminación de información activa puede no retirar inmediatamente copias residuales contenidas en respaldos. Estas copias se eliminan o sobrescriben conforme a los ciclos de retención y no deben utilizarse para fines operativos distintos de recuperación, seguridad o cumplimiento.

Los tokens de Google se mantienen mientras la integración esté conectada o hasta que sean revocados, eliminados o dejen de ser necesarios.

Los registros financieros, de auditoría o de seguridad pueden conservarse por períodos adicionales cuando sea necesario para cumplimiento, trazabilidad o defensa de derechos.

16. Derechos y solicitudes

Las personas pueden solicitar, según corresponda:

• confirmación sobre el tratamiento de sus datos;
• acceso;
• corrección o actualización;
• eliminación;
• retiro de una autorización;
• oposición o limitación cuando resulte aplicable;
• información sobre el uso y destinatarios;
• desconexión y eliminación de datos de Google.

Las solicitudes relacionadas con información incorporada por una firma o empresa deben dirigirse primero a esa organización, ya que ella determina el uso profesional de los datos.

ANTARES colaborará razonablemente con la organización para atender solicitudes legítimas cuando la información se encuentre en la plataforma.

Para proteger la información, podrá solicitarse verificación de identidad, titularidad de la cuenta, representación o detalles suficientes para localizar los registros.

Algunas solicitudes pueden limitarse cuando la conservación sea necesaria para cumplir obligaciones legales, proteger derechos, mantener evidencia, prevenir fraude o atender disputas.

17. Comunicaciones

LegalDesk puede enviar comunicaciones relacionadas con:

• creación y activación de cuentas;
• acceso y seguridad;
• invitaciones;
• recuperación de contraseña;
• cambios importantes del servicio;
• facturación, cobros y suscripciones;
• soporte;
• incidentes;
• documentos legales y solicitudes de aceptación;
• solicitudes comerciales iniciadas por la persona.

Las comunicaciones comerciales no esenciales deberán respetar las preferencias disponibles y las reglas aplicables.

Los mensajes estrictamente operativos, legales, de seguridad o contractuales pueden continuar mientras sean necesarios para administrar la cuenta o el servicio.

18. Menores de edad

LegalDesk está orientado a profesionales, firmas legales, abogados, empresas y usuarios autorizados mayores de edad.

La plataforma no está diseñada para que menores creen cuentas directamente.

Una organización usuaria podría incorporar información de menores cuando sea necesaria para un asunto legal. En ese caso, la organización es responsable de contar con las autorizaciones, fundamentos y medidas especiales que correspondan.

19. Incidentes de seguridad

Cuando ANTARES identifique un incidente que pueda afectar de manera relevante la confidencialidad, integridad o disponibilidad de información, evaluará su alcance y adoptará medidas razonables de contención, investigación y recuperación.

Cuando corresponda, se comunicará el incidente a las organizaciones o personas afectadas mediante los canales disponibles y conforme a las obligaciones aplicables.

20. Cambios a esta política

Esta Política de Privacidad puede actualizarse cuando cambien:

• las funcionalidades de LegalDesk;
• las categorías de información;
• las integraciones;
• los proveedores;
• las prácticas de seguridad;
• los requisitos legales o regulatorios.

Cada versión tendrá un identificador, fecha, resumen de cambios y relación con una versión del software.

Cuando un cambio sea material, LegalDesk podrá solicitar una nueva confirmación de lectura antes de permitir el acceso a determinadas funcionalidades.

Las versiones publicadas y sus evidencias de aceptación se conservarán de forma controlada.

21. Contacto

Las solicitudes relacionadas con privacidad y protección de información pueden enviarse a:

ANTARES SOLUCIONES EMPRESARIALES
Plataforma: LegalDesk.Solutions
Correo: hello@legaldesk.solutions

La solicitud debe incluir información suficiente para identificar al solicitante, la cuenta o empresa relacionada y el derecho que desea ejercer.

22. Revisión profesional y vigencia

Esta versión entrará en vigor únicamente cuando sea revisada, aprobada y publicada mediante el sistema de gobierno legal de LegalDesk.Solutions.

La publicación administrativa no sustituye la revisión de un profesional del derecho en Guatemala.